PPT에서 빠른 문서를 작성하는 팁이 있다면 나만의 빠른실행도구를 설정하는 방법이 있습니다.
PPT에 무슨 세팅이 필요할까 하시는 분들이 계시지만요.
PPT 작업할 때 자주 사용하는 기능 명령 탭이 다들 있으실 거예요. 저 같은 경우는 맞춤이나 정렬을 가장 많이 사용하고 있습니다.
우리가 이 기능 명령 탭들을 단축키로 다 기억해 두고 사용하면 아주 좋겠지만 가끔 기억이 안 날 때 있잖아요. 그럴 때 이 기능 명령 탭을 찾는다고 시간을 버리는 경우가 많습니다. 저는 그래서 눈에 보이는 곳에 설정해 두고 필요할 때 바로 사용하고 있는데요.
바로 [빠른실행도구모음] 기능입니다. 눈에 보이는 곳에 제가 자주 사용하는 명령 탭을 모은 리본 메뉴 탭이 생성되면서 효율적인 작업 환경을 만들어 주는데요.
한번 설정해 두면 아주 효율적으로 작업을 할 수 있습니다
PPT에서 나만의 빠른 실행 도구 설정하는 법
실무를 오래하신분들은 어떻게 업무를 빨리 쳐내는지 알 수 있는데요. 이런 업무 스킬 덕분이죠. 그래서 사회 초년생 분들은 이 기능을 꼭 기억 잊지 말고 설정 하시기 바랍니다.
처음 한번만 설정하시면 되는거니깐 꼭 설정하시기 바라면서 설정 하는법 알려드릴께요!
PPT는 직관적인 인터페이스로 다양한 프레젠테이션 작업을 할 수 있는 인기 있는 소프트웨어입니다. 하지만 특정 작업을 자주 하다 보면 몇 번이나 메뉴를 클릭해야 하는 번거로움이 있을 수 있습니다. 이때 빠른 실행 도구를 활용하면 작업 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 이 기사에서는 PPT에서 나만의 빠른 실행 도구를 설정하는 방법에 관해 설명하겠습니다.
문서를 작성하다 보면 속도 싸움일 때가 있습니다. 제안서 제출 마감이 있거나 보고 일정이 촉박할 때 말이죠. 이 기능 딱 한 번만 설정해 두면 퀄리티 높은 문서를 빠른 시간에 작성할 수 있습니다!
바로 빠른 실행 도구 메뉴 설정을 하는 법을 알려드릴 텐데요.
빠른 실행 도구란 무엇인가?
빠른 실행 도구는 파워포인트에서 사용자가 자주 사용하는 명령이나 기능에 빠르게 접근할 수 있도록 도와주는 도구바입니다. 상단 메뉴 바로 아래에 위치하며, 사용자가 원하는 명령을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 빠른 실행 도구 메뉴는 사용자 본인이 자주 쓰는 기능을 편하게 사용할 수 있도록 실행 버튼을 늘어놓은 탭입니다.
리본 메뉴 탭을 설정해서 사용하면 작업 시간을 줄일 수 있기 때문에 PPT를 처음 접하거나 새로운 회사에 처음 출근 후, PPT를 처음 열 때, 자주 사용하는 기능이 있다면 자신만의 탭을 만들어 관리하는 것도 작업 효율을 높일 수 있습니다.
[1] 빠른 실행 도구의 장점
빠른 실행 도구의 가장 큰 장점은 작업 효율성을 높인다는 점입니다. 여러 번의 클릭 대신 한 번의 클릭으로 원하는 명령을 실행할 수 있으므로 시간을 절약할 수 있습니다. 또한, 자주 사용하는 명령을 한 곳에 모아 놓으면 작업의 흐름이 깨지지 않아서 더 효율적으로 일할 수 있습니다.
[2] 빠른 실행 도구의 일반적인 사용 사례
빠른 실행 도구는 다양한 작업에 유용하게 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 프레젠테이션을 디자인할 때 자주 사용하는 기능, 슬라이드 쇼를 진행하면서 필요한 기능, 팀과 협업할 때 자주 사용하는 기능 등을 빠르게 실행할 수 있습니다.
[3] 빠른 실행 도구 설정 방법
이제 빠른 실행 도구를 설정하는 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다. 이 과정은 간단하고 누구나 쉽게 따라 할 수 있습니다. 파워포인트에서는 기본적으로 [홈], [삽입], [디자인], [전환], [애니메이션], [슬라이드 쇼], [검토], [보기]로 나눕니다. 여기에 사용자가 만든 빠른 실행 도구를 추가해 보겠습니다.
사용자 정의 리본 메뉴를 추가하기 위해 파일 탭 > 옵션 메뉴를 선택 또는 상단 메뉴바에서 오른쪽 마우스를 클릭하면 [리본 메뉴 사용자 지정]을 선택하시면 됩니다. 파워포인트 옵션 창이 열리면 [빠른실행도구모음]메뉴를 선택합니다. 이곳은 리본 메뉴를 추가하고 삭제할 수 있는 곳을 사용자 지정 리본 메뉴도 생성이 가능합니다.
두 개의 기능 목록 중 오른쪽 하단에 있는 새 탭 버튼을 클릭합니다.
만들어진 새 탭에 이름을 변경하기 위해 이름 바꾸기 버튼을 클릭합니다.
다음은 새로운 탭 아래 만들어진 그룹명을 변경합니다. 새 그룹을 선택하고 이름 바꾸기 버튼을 눌러 보세요. 그룹 이름을 변경하기 위해서는 화면에 들어갈 아이콘도 지정해야 합니다. 그룹은 리본 메뉴를 종류별로 모아 둔 묶음입니다. 또 다른 그룹을 만들고 싶다면 아래 새 그룹 버튼을 클릭합니다.
이제 사용자가 직접 만든 탭과 그룹에 개별 리본 메뉴를 추가해 보겠습니다.
왼쪽 기능 목록에서 추가하고 싶은 메뉴를 선택하고 중앙에 추가 버튼을 누릅니다. 추가 되어 있는 기능을 제거도 가능합니다. 모른 추가가 끝났으면 오른쪽에 있는 위/아래 버튼으로 순서도 변경이 가능합니다.
- [빠른실행도구모음]열기
빠른 실행 도구 모음을 열려면, 파워포인트의 상단 메뉴에서 작은 화살표 아이콘을 클릭하십시오. 그러면 빠른 실행 도구 모음이 확장되어 다양한 옵션을 볼 수 있습니다. - 새로운 명령 추가하기
빠른 실행도 구에 새로운 명령을 추가하려면, 원하는 명령을 오른쪽 클릭한 후 “빠른 실행도 구에 추가”를 선택하면 됩니다. 그러면 해당 명령이 빠른 실행도 구에 추가됩니다. - 빠른 실행 도구 순서 변경하기
빠른 실행도 구에 추가된 명령의 순서를 변경하려면, 빠른 실행 도구를 오른쪽 클릭하고 “빠른 실행 도구 사용자 정의”를 선택하십시오. 여기서 명령의 순서를 드래그하여 원하는 위치로 이동할 수 있습니다. - 나만의 도구바 구성 팁
효과적인 빠른 실행 도구 구성을 위해 다음과 같은 팁을 고려해 보세요. - 자주 사용하는 명령 선택하기
빠른 실행 도구는 사용자가 자주 사용하는 명령을 포함해야 합니다. 필요하지 않은 명령을 추가하는 것은 오히려 혼란을 초래할 수 있습니다. - 명령 그룹화하기
비슷한 유형의 명령을 그룹화하면 빠르게 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 텍스트 관련 명령은 함께, 그림 관련 명령은 함께 그룹화할 수 있습니다. - 불필요한 명령 제거하기
필요하지 않은 명령은 빠른 실행도 구에서 제거해야 합니다. 이렇게 하면 도구바가 깔끔하게 유지되며, 필요한 명령을 찾기 쉬워집니다.추천 기능은 아래와 같이 맞춤/정렬, 간격, 도형 가져오기/보내기, 점/도형 편집, 도형 빼기/통합/교차/조각이 있습니다.
디자인적으로 이쁜 문서가 아니더라도 맞춤/정렬만 잘 사용하면 깔끔하고 전문적인 문서를 만들 수 있습니다.
개인적으로 문서의 통일성을 중요하게 생각하는데 왼쪽으로 또는 위쪽으로 맞춤만 잘하더라도 깔끔한 문서를 작성하는것이 가능합니다.
간격 또한 통일성있는 문서를 만드는 중요한 기능입니다.
도형이나 텍스트들이 일정한 간격으로 있으면 보는 사람 입장에서는 안정적이고 구조화된 문서구나!라고 생각하기 때문입니다. 점 편집은 디자이너가 아니라면 자주쓰는 기능은 아니지만 정해진 도형이 아닌 새로운 도형을 창조할 때 좋은 기능이 됩니다. 도형 모형 바꾸기는 많이들 사용하는 기능인데요.
예를 들어 원으로 나열되어 있는 도형들을 네모 도형으로 바꾸고 싶다 하실 때, 새로 도형을 그리는 것이 아니라 원을 클릭 후 도형 모형 바꾸기로 원하는 도형으로 쉽게 바꿀 수 있습니다.
이미지가 도형 뒤로 위치시키고 싶다. 혹은 도형 위에 텍스트 박스를 올리고 싶을 때 바로 도형 가져오기/보내기 기능을 사용하시면 됩니다. 단축키도 모르고 바쁜데 기능 탭이 어디에 있는지 몰라 시간 낭비하시는 경우가 많으실텐데 빠른실행도구에 설정 해 두시고 편하게 작업하시기 바랍니다.
나만의 새로운 도형을 만들고 싶다 ! 하시면 바로 도형 빼기/통합/교차/조각 기능을 사용하시면 됩니다.
기존에 있는 도형보다 좀 더 그럴싸한 도형을 만들 수 있어요.
제가 추천 드린 기능 외에도 본인이 자주 사용하는 기능을 추가 후 [확인]을 눌러주시면 설정은 끝이 납니다.
[4] 실전 활용 예시
실제 작업 상황에서 빠른실행도구가 어떻게 활용될 수 있는지 살펴보겠습니다.
- 프레젠테이션 디자인 작업 시 빠른실행도구 활용
프레젠테이션 디자인 작업 중에는 다양한 명령을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 텍스트 서식, 그림 삽입, 도형 그리기 등이 있습니다. 이때, 자주 사용하는 명령을 빠른실행도구에 추가하면 디자인 작업이 훨씬 빠르고 수월해집니다. - 슬라이드 쇼 진행 중 빠른실행도구 활용
슬라이드 쇼를 진행할 때는 실시간으로 빠르게 작업해야 할 때가 많습니다. 예를 들어, 슬라이드 쇼 중에 그림을 추가하거나 텍스트를 수정해야 할 때, 빠른실행도구를 활용하면 시간을 절약할 수 있습니다. - 팀 협업에서 빠른실행도구 활용
팀 협업에서는 여러 사람이 함께 작업할 때 빠른실행도구가 유용합니다. 예를 들어, 팀원들이 자주 사용하는 명령을 빠른실행도구에 추가하면, 팀원 모두가 편리하게 작업할 수 있습니다.
[5] 유용한 바로가기 키
빠른실행도구와 함께 바로가기 키를 활용하면 작업 효율성이 더욱 높아집니다.
- 빠른실행도구를 이용한 바로가기 키 설정
빠른실행도구에 할당된 명령은 숫자로 지정된 바로가기 키를 통해 쉽게 접근할 수 있습니다. 숫자 키를 사용하여 원하는 명령을 빠르게 실행할 수 있습니다. - 기본 제공되는 단축키 활용
파워포인트에는 다양한 기본 단축키가 제공됩니다. 예를 들어, Ctrl + C는 복사, Ctrl + V는 붙여넣기입니다. 이러한 단축키를 알고 사용하면 작업 속도가 더욱 빨라집니다.
홈 탭 바로 옆에 사용자가 직접 만든 탭을 볼 수 있으며, 추가한 그룹과 리본 메뉴가 화면에 나타납니다.
리본 메뉴는 상단 탭 기준으로 위/아래로 위치 변경도 가능하고, 여기서 더 추가하고 싶거나 삭제하고 싶은 명령 탭이 있다 하시면 리본 메뉴 오른쪽 끝에 화살표 누르시면 기타 명령이 있습니다. 여기를 선택하시면 우리가 앞서서 설정했던 설정창이 나오게 됩니다. 여기서 본인 사용에 맞게 추가/제거를 하실 수도 있고 오른쪽 위/아래 화살표를 사용하여 명령 탭의 순서도 변경 할 수 있습니다.
[6] 고급 설정 방법
더욱 다양한 설정을 위해 고급 설정 방법을 알아보겠습니다.
- 다른 탭에 빠른실행도구 추가
빠른실행도구는 기본적으로 상단 메뉴에 위치하지만, 원하는 탭에 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 디자인 탭에 자주 사용하는 명령을 추가하면 더 편리합니다. - 사용자 정의 리본 탭 생성
사용자 정의 리본 탭을 생성하면 원하는 명령을 그룹화할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 작업 효율성을 더욱 높일 수 있습니다.
지금 만든 기능들은 다른 컴퓨터에 설치되어 있는 PPT에도 그대로 설정이 가능한데요. 사용자지정에서 리본메뉴를 내보내기를 한 후 생성되는 파일을 다른 컴퓨터에서 가져오기를 하면 지금 우리가 설정한 리본메뉴가 그대로 적용되니 얼마나 유용한 기능일까요? ㅎㅎ
이렇게 자주 사용하는 기능들이 있다면 자신이 관리하는 리본 메뉴를 만들어서 사용해 보시기 바랍니다.
빠른실행도구는 파워포인트 작업을 더 빠르고 효율적으로 만드는 훌륭한 도구입니다. 이 기사를 통해 나만의 빠른실행도구를 설정하고 활용하는 방법을 배웠습니다.
작업 속도를 높이고 생산성을 향상시키려면 빠른실행도구를 적극적으로 활용해보세요.